Prix ​​de location d’autocar: Comment calculer vos coûts

Organiser le transport de groupe peut être une tâche fastidieuse lorsque vous essayez de budgétiser des coûts. Cependant, le coût du transport en autocar ne doit pas être compliqué. Aucun taux n’est jamais identique pour un voyage, mais plusieurs facteurs peuvent influer sur le coût total, tels que la période de l’année et la taille de votre groupe.

Nous avons établi des tarifs moyens que vous pourrez utiliser lors de la planification de votre voyage. Utilisez ce tableau des prix moyens de location d’ autocars pour connaître votre budget:

Bus Type	Par heure	Par jour	Par km
Autocar	€70-€99	€450-€800	€2.0-€3.0
Minibus	€60-€80	€350-€700	€1.6-€2.0

Les devis peuvent varier de ces tarifs en fonction des besoins spécifiques de votre groupe et des détails de votre voyage. Nous avons mis au point un guide pour vous aider à commencer à planifier le budget de votre voyage. Vous y trouverez des exemples de devis de location d’autocar, différents facteurs pouvant influer sur le prix et des conseils pour optimiser l’utilisation de votre autocar.

Exemples de devis de location de bus

Exemple 1: Séminaire d’entreprise

Le 15 août, le groupe Décathlon, une société basée à Lille , se rendra à un séminaire à Paris avec 54 employés, soit 2 heures et 20 minutes de route. Ils seront présents pendant 3 heures avant de rentrer chez eux.

 

La création de liens d’équipe est une pause agréable en dehors du bureau, en particulier lorsque l’alcool est impliqué et qu’un loueur de bus s’occupe de tout le transport.

Le groupe a besoin d’un autocar de location de taille normale pour 56 passagers . Le coordinateur de l’événement a reçu un devis de 890 € pour la location d’autocar.

Exemple 2: La phase finale

L’équipe de rugby de Toulouse se rend de Toulouse à Nîmes pour un tournoi de rugby, le dernier match qui met fin à tout cela. L’équipe est composée de 15 joueurs et de 2 entraîneurs. L’équipe envisage de partir le 20 mars et de retourner à Toulouse le 22 mars. L’entraîneur adjoint, appelle pour obtenir un devis.

 

Il reçoit un devis d’un montant de 1 569 € pour une location de minibus de 18 passagers pour une durée de trois jours. Étant donné que l’équipe restera à Sheffield pendant deux nuits, elle est tenue de fournir une chambre à l’hôtel du conducteur. Ils réservent un hôtel à un tarif réduit de 49 € la nuit pour la chambre de leur chauffeur.

Exemple 3: La meilleure fête d’enterrement de vie de jeune fille

Sarah, la demoiselle d’honneur, planifie la fête parfaite pour la future épouse Morgane à Marseille le 24 juillet. Elle a besoin d’un bus pour la fête pouvant transporter 13 passagers pour leur grande fête nuptiale. Morgane et ses 12 demoiselles d’honneur partiront à 18h pour le dîner et le pub avant de rentrer chez elles à minuit.

 

Grâce à Sarah, la meilleure demoiselle d’honneur de tous les temps, toute la fête peut prendre un verre sereinement, sachant que son minibus les ramènera à la maison en toute sécurité.

Pour une location de minibus de 6 heures à Marseille, Sarah a reçu une offre de 550 €.

Vous vous demandez comment nous avons obtenu ces prix? Continuez votre lecture pour en savoir plus sur les facteurs qui peuvent influer sur les prix de la location d’entraîneurs et sur la façon d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour le groupe.

 

1. Distance et durée de votre voyage

Lors de la réservation de votre voyage, votre spécialiste des réservations examinera d’abord la durée et la distance parcourues pour préparer votre devis . Avant de parler à un représentant, assurez-vous que votre lieu de prise en charge, votre lieu de restitution et votre horaire sont prêts.

Les autocars sont loués par heure, par jour ou par kilomètre. Par exemple, si vous voyagez dans et autour de la ville où le bus est stationné, vous serez facturé à l’heure. N’oubliez pas que la plupart des sociétés de location d’autocars exigent un minimum de 5 heures. Si vous planifiez un voyage de quelques jours, comme pour une conférence ou un festival, vous devrez payer un tarif journalier. Si vous planifiez un aller simple ou un aller-retour vers une ville spécifique, la plupart des sociétés de location d’autocars vous facturent un kilomètre et demi.

 

Nous savons que les itinéraires de voyage peuvent changer à la dernière minute. Bien que cela soit idéal pour éviter de modifier les détails de votre voyage, votre chauffeur peut être disposé à prendre des détours imprévus. Même si vous avez déjà payé votre voyage en totalité, des km supplémentaires peuvent vous être facturés en dehors de votre itinéraire initial .

2. Le temps de l’année

Les tarifs de location d’autocar changent avec les saisons. Par exemple, les locations d’autocars sont plus nombreuses en haute saison, ce qui entraîne une forte demande et une offre réduite. Pendant les saisons mortes, de plus en plus de bus restent inutilisés car la demande est faible, ce qui oblige les entreprises de location d’autocars à se faire concurrence et à baisser leurs prix.

Les mois les plus coûteux en matière de location d’autocars sont mai, juin et juillet en raison des diplômes, des voyages scolaires de fin d’année, des bals de fin d’année, des réunions de famille, des vacances et plus encore. N’oubliez pas non plus que les taux ont tendance à être plus élevés pendant les vacances. Janvier, février et août sont les mois les moins chers à réserver une location de car en raison de l’hiver et de la fin de l’été.

Quelle que soit la date de votre voyage, il est préférable de réserver votre voyage 3 à 6 mois à l’avance pour bénéficier de la meilleure offre.

3. Votre lieu de départ

Les grandes villes comme Paris n’ont souvent pas autant de sociétés de location d’autocar que les zones métropolitaines avoisinantes à cause des transports en commun et des petites rues qui ne sont pas idéales pour les véhicules utilitaires. Cela entraîne une demande plus forte et une offre inférieure à la moyenne, et les groupes venant de villes où les entreprises de location d’autocars sont moins nombreuses paieront souvent davantage.

 

De plus, si votre groupe est pris en charge dans une ville différente de celle où le service de location d’autocars est situé à l’origine, vos coûts augmenteront. Vous serez facturé pour tout kilométrage supplémentaire que votre agence de location doit parcourir pour se rendre de son siège à votre lieu de prise en charge.

Le coût qui s’accumule tant qu’il n’y a pas de passagers à bord est appelé  « voyage a vide » .

4. Frais de déplacement le long de votre itinéraire

Certains itinéraires seront confrontés à des routes à péage, à des permis de stationnement et à d’autres frais de transport supplémentaires. Certaines entreprises de location d’autocars peuvent ne pas inclure ces frais dans leurs devis. Demandez donc à l’avance si vous devrez payer des ponts à péage ou des frais de stationnement. Vous devrez peut-être également contacter les hôtels ou les lieux que vous envisagez de visiter pour connaître les spécifications du stationnement pour autocars.

 

Assurez-vous d’appeler votre hôtel et votre lieu de rendez-vous pour confirmer les places de stationnement réservées aux bus.

5. Changements, hôtels et pourboires pour votre chauffeur

La réglementation de l’UE exige que les conducteurs conduisent leur véhicule uniquement pendant 9 heures par jour et fassent une pause toutes les 4,5 heures . Si votre voyage nécessite plus de 9 heures de conduite consécutives, votre service de location d’autocar devra vous fournir un conducteur supplémentaire. Alors qu’un deuxième conducteur augmentera votre tarif, vous voyagerez plus en sécurité avec des conducteurs bien reposés.

La plupart des services de location d’autocar exigent que vous payiez et réserviez l’hôtel de votre conducteur pour les voyages d’une nuit ou plus. Assurez-vous de fournir à votre chauffeur une chambre dans un hôtel propre et sûr pour qu’il soit bien reposé tout au long de votre voyage. Demandez à votre hôtel s’il offre des chambres gratuites ou à prix réduit aux conducteurs lors de la réservation d’une réservation de groupe.

Bien que la gratification ne soit généralement pas incluse dans les devis, les pourboires sont grandement appréciés. Remerciez votre chauffeur pour son temps et son dévouement avec un pourboire de 5 à 10% du prix total de la location d’un autocar . Vous pouvez apporter de l’argent dans une enveloppe séparée ou parler à votre représentant des autres options de pourboires.

6. Votre type de bus

Vous tirez le meilleur parti de votre location d’autocar lorsque vous remplissez autant de sièges que possible . Plus le nombre de passagers dans votre autobus est élevé, moins le coût par personne est élevé. Par exemple, un groupe de 56 passagers louant un autocar de taille standard paiera souvent moins par personne qu’un groupe de 20 passagers.

Si votre groupe a 35 passagers ou moins, un minibus peut être la meilleure option pour vous. Les minibus coûtent généralement environ 100 à 200 € de moins qu’une location d’autocar standard. Cependant, sans toilettes à bord et moins de compartiments de rangement, les minibus sont préférables pour les trajets plus courts. Si vous ne savez pas quel bus correspond le mieux à votre groupe, renseignez-vous sur les différences et parlez à votre représentant.

 

Conditions de paiement

Avant de réserver votre voyage, vérifiez toujours les conditions de dépôt, le calendrier de paiement et les conditions d’annulation de votre prestataire de services. Gardez à l’esprit que vous devrez payer un acompte forfaitaire ou un pourcentage de votre facture totale dès le départ. La plupart des entreprises vous demandent de soumettre votre paiement final 30 jours avant votre voyage.

La plupart des sociétés de location d’autocars vous permettent d’annuler votre réservation plusieurs mois avant votre voyage pour un remboursement complet. Toutefois, si vous annulez dans les 30 jours suivant la date de votre transport, vous ne pouvez recevoir qu’un remboursement partiel, voire aucun .

Comment économiser sur votre location de bus

Maintenant que vous avez compris les différents facteurs qui affectent le coût de la location de votre autocar, vous êtes prêt à préparer votre itinéraire et à demander un devis.

N’oubliez pas ces six astuces pour réduire vos coûts:

1. Assurez-vous que votre itinéraire est détaillé et qu’il comprend chaque arrêt le long du trajet afin que vous ne payiez pas pour des kilomètres ou des heures supplémentaires.
2. Réservez votre voyage le plus tôt possible et évitez les mois de mai, juin et juillet.
3. Évitez les frais supplémentaires en réservant un bus au même endroit que votre premier lieu de prise en charge et votre dernier lieu de dépose.
4. Appelez votre hôtel et votre lieu de rendez-vous avant votre voyage pour en savoir plus sur les permis de stationnement pour bus.
5. Demandez à votre hôtel des chambres gratuites ou à prix réduit pour votre chauffeur de bus lors de la réservation d’une réservation de groupe.
6. Assurez-vous de réserver le bon bus pour que votre groupe tire le meilleur parti de votre location d’autocar.

Chaque voyage et location d’autocar est unique. Planifier un voyage peut être fastidieux, alors assurez-vous de recevoir les meilleures offres en parlant à un spécialiste des réservations d’autocar. Tant que vous leur communiquez votre itinéraire, ils pourront vous fournir un devis rapide et facile. Si vous ne savez pas comment les entraîneurs travaillent, informez-vous sur le processus ou adressez-vous à votre spécialiste des réservations.