Quels sont les étapes pour établir un meilleur processus achats internationaux ?

La gestion du processus d’achat est une tâche importante pour optimiser la rentabilité de l’entreprise et augmenter la productivité. Un processus d’achat est un ensemble d’opérations qui permettent à une entreprise de détenir les biens et services nécessaires à ses activités. Pour ce faire, il doit s’approvisionner à l’extérieur.

Ce processus doit être structuré de manière méthodique et rigoureuse qui ne soit pas trop chronophage pour l’équipe, sous peine de devenir coûteux et difficile à gérer. Ces limitations sont jugées douloureuses, entravant l’autonomie et la rapidité de la gestion des achats de l’entreprise.

Bien identifier le besoin

Tous les employés n’ont pas toujours le même point de vue sur les questions liées à l’achat, c’est pourquoi la première étape du processus d’approvisionnement consiste à identifier les besoins.

Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges détaillé reste la solution la plus appropriée, quoique fastidieuse au départ.

La recherche des meilleurs fournisseurs

Une fois les besoins de l’entreprise identifiés, la deuxième étape du processus d’approvisionnement consiste à s’approvisionner pour sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cela rend le bridging achat international plus facile et plus rapide. Ensuite, il doit :

Recueillir les informations nécessaires pour chaque fournisseur

Faire un inventaire détaillé pour comparer les fournisseurs

Surveiller les approbations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise

Le lancement d’un appel d’offre

Une fois que vous avez fait votre choix, vous pouvez entrer en contact directement avec vos fournisseurs potentiels. Déléguer une équipe pour assurer une bonne compréhension des exigences et des sujets. Certaines entreprises associent leurs principaux clients acheteurs au lancement des appels d’offres. Les documents sont ensuite envoyés au fournisseur par e-mail ou par courrier. Il doit contenir :

Toutes les règles et dates régissant les appels d’offres

Cahier des charges à compléter

Des conditions générales adaptées aux besoins de votre client acheteur

Questionnaires destinés à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise

Selon le type de produit ou le secteur d’activité, tous les accessoires peuvent être ajoutés.

L’analyse et la sélection de partenaire

Le partenaire le plus adapté doit être sélectionné sur la base de l’analyse de plusieurs critères :

La qualité du produit livré

Le coût total proposé

La cohérence dans les délais de fabrication et de livraison selon les besoins

La durabilité de l’entreprise et la sécurité financière

La négociation du meilleur contrat

Une stratégie claire doit être développée en interne pour la meilleure négociation possible. N’entre pas dans cette étape sans préparation. Il est nécessaire d’identifier tous les termes administratifs et techniques à négocier et les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez suffisamment d’arguments pour obtenir le consentement de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus favorables au succès de votre relation commerciale.

La conclusion et la signature du contrat

La dernière étape du processus d’achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Le document doit reprendre tous les termes de l’accord conclu à l’étape précédente, sans exception, afin de découvrir ultérieurement les éventuels défauts qui pourraient entraver votre relation commerciale.

Il est important de ne pas omettre la rupture de contrat, les conditions de service après-vente ou la désignation de juridiction en cas de litige. Sa signature peut être faite après que les deux parties acceptent le contenu. La relation commerciale est ainsi scellée jusqu’à la résiliation du contrat.